Portrait d'Oumaima HabachOumaima Habach

Projet personnel

Le système que j'ai conçu pour piloter la production Social Media

Un portail opérationnel créé sur Notion pour piloter un grand volume de contenu cross-canal et donner à chaque intervenant une vision claire de ses priorités.

Le contexte

Une grande production de contenus mobilise une équipe interne, ainsi que des créateurs, vidéastes, monteurs et prestataires externes. Les informations sont souvent réparties entre différents documents et chaque métier a besoin d'une lecture spécifique des mêmes projets.

Le besoin

  • Visualiser immédiatement l'avancement de chaque contenu
  • Attribuer clairement les responsabilités et les échéances
  • Coordonner plusieurs dizaines de productions en parallèle
  • Centraliser les briefs, tournages, validations et livrables
  • Suivre les dépenses, marges, factures et paiements
  • Réduire les tâches répétitives et les relances manuelles

La solution

J'ai conçu sur Notion un espace centralisé couvrant l'ensemble du cycle de production, du cadrage stratégique à la facturation. Les données sont communes, mais chaque équipe dispose de vues adaptées à son rôle, à ses tâches et à ses échéances.

  • Stratégie

    • Brand Center
    • Stratégie de contenu
    • Calendrier marketing

  • Production

    • Tableau de bord de production
    • Calendriers de publication
    • Organisation des tournages
    • Suivi de la post-production

  • Créateurs

    • Talent pool et gestion des créateurs
    • Modèles de briefs

  • Validation et pilotage

    • Validation finale et retours
    • Gestion des tâches et comptes-rendus

  • Performance et finance

    • Analyse des performances par plateforme
    • Modèles de rapports
    • Suivi de facturation

Extraits du portail

Accueil et architecture générale

Un point d'entrée unique pour retrouver les priorités du jour, les tâches urgentes, les réunions et les publications programmées. Chaque métier accède ensuite à la vue correspondant à ses responsabilités.

Tableau de bord de production par statut

Chaque contenu avance selon un workflow défini : brief à écrire, tournage, montage, validation, modifications et publication. Les vues permettent d'identifier rapidement les retards et les points de blocage.

Calendrier marketing et périodes d'activation

Une vue annuelle des lancements, marronniers, opérations créateurs et campagnes pour anticiper les besoins de production et répartir la charge.

Calendrier marketing et brief de chaque activation

Chaque activation centralise son objectif, ses dates, ses plateformes, son statut et les contenus associés. Les équipes retrouvent les informations sans multiplier les documents.

Créateurs, briefs et scripts

Une vue dédiée aux contenus incarnés : créateur ou comédien prévu, format, statut du brief et contenu attribué. Les modèles de briefs sont générés depuis la ligne de production.

Suivi de la post-production et livrables

Le montage et le motion design sont suivis avec leurs directives, échéances, besoins en B-roll, liens vers les rushs, fichiers de travail et retours de validation.

Validation finale et retours

Les contenus en attente, validés ou à modifier sont clairement séparés. Les retours restent rattachés à chaque vidéo et les statuts sont mis à jour sans passer par des échanges dispersés.

Talent pool et gestion des créateurs

Un carnet d'adresses centralisé des créateurs UGC et influenceurs : spécialités, plateformes, coordonnées et conditions tarifaires, pour caster rapidement selon le brief.

Organisation des tournages et fiches de production

Chaque tournage dispose de sa fiche : client, typologie, date, équipe mobilisée, budget, dépenses engagées et suivi de la post-production associée.

Feuilles de route et checklists de tournage

Les missions des équipes sont détaillées étape par étape : responsables, horaires, nature du tournage et éléments prioritaires à filmer.

Suivi de facturation

Les factures des créateurs et prestataires sont suivies avec leur statut de paiement, leur montant et leurs dates de réception et de règlement.

Les principes de conception

  • Une donnée saisie une seule fois

  • Une vue adaptée à chaque métier

  • Un responsable et une échéance identifiés

  • Des workflows communs et documentés

  • Des automatisations pour les tâches répétitives

Le workflow, de bout en bout

  1. 01Brief
  2. 02Planification
  3. 03Production
  4. 04Validation
  5. 05Publication
  6. 06Analyse
  7. 07Facturation

Ce que le système change au quotidien

  • Vision immédiate de l'avancement des projets

  • Priorisation rapide des retards et blocages

  • Réduction des saisies et manipulations manuelles

  • Informations, documents et feedbacks centralisés

  • Coordination plus claire entre les différents métiers

  • Suivi précis des dépenses, marges et paiements

Étude de cas · Privateaser (dans le cadre de mon poste chez Edimotion)

Automatiser une production vidéo à fort volume

Le problème

L'organisation de nombreux tournages mensuels dans des bars et restaurants nécessitait des communications répétitives entre le client, les établissements, les vidéastes et l'équipe projet.

La solution

Création d'un système de pilotage sur Notion relié à Make.

L'apport

Moins de copier-coller, moins de saisies répétitives et une coordination plus fluide sur un projet à fort volume.

Le fonctionnement

  1. 1Les informations du tournage sont renseignées une seule fois.
  2. 2Un bouton déclenche l'envoi automatique du brief au vidéaste par SMS.
  3. 3Le message contient l'adresse, l'horaire, le contact du gérant et les éléments prioritaires à filmer.
  4. 4L'établissement reçoit automatiquement une confirmation avec le jour, l'heure et le nom du vidéaste.
  5. 5Les équipes sont notifiées lorsqu'un établissement est ajouté ou lorsqu'une vidéo doit être validée.
  6. 6Les statuts de production et la facturation restent suivis dans le même système.
  1. Données projet
  2. Notion
  3. Make
  4. SMS vidéaste et établissement
  5. Suivi de production

  • Le scénario d'automatisation

    Notion surveille les tournages prêts, déclenche l'envoi des messages au vidéaste et à l'établissement, puis met à jour le statut dans la base.

  • Le message généré automatiquement

    Le message est composé à partir des champs du tournage : date, nom et adresse de l'établissement, contact du gérant et éléments à mettre en avant.